Dinsdag 17 juni werd in het Reinier de Graaf ziekenhuis de eerste ReinierNet(werk)borrel gegeven. Een evenement waarbij groepsbeheerders van het sociaal intranet uit het ziekenhuis bij elkaar kwamen om kennis met elkaar uit te wisselen en inspiratie op te doen.
Het programma bestond uit verschillende onderdelen waaronder: een presentatie door Air France KLM, presentaties over interne successen en een speeddate ronde waarin de bezoekers met elkaar in discussie konden gaan. Maar het zou natuurlijk geen ‘borrel’ zijn als de dag niet af werd gesloten met een lekker hapje en drankje.
De eerste presentatie werd gegeven door Colin Wells, social business manager bij Air France KLM. Colin presenteerde over het sociale platform iShare dat zij 1,5 jaar geleden hebben geïntroduceerd. Inmiddels telt het platform 7.000 leden waarvan er 40% actief gebruik van maakt. Het was mooi om te horen welke uitdagingen er zijn bij een multinational en dat deze soms helemaal niet zo verschillen als die van een streekziekenhuis. Colin inspireerde ons met uitleg rondom het plan om community management naar het volgende niveau te brengen, community management 2.0 zoals hij het zelf noemde. Hierbij wordt het community management gedurende een periode van 1 tot 2 weken op de afdeling zelf.
De tweede presentatie werd gegeven door Sylvia Opdam, teamleider bij de afdeling bloedafname. Een afdeling van 60 medewerkers groot, waarbij een groot deel van de medewerkers 50+ is. In presentatie vertelde zij over de weg die de afdeling heeft afgelegd naar het moment waarbij alle interne communicatie binnen de afdeling (o.a. nieuwsvoorziening, roosters en dienstruilingen) nu via een eigen groep gaat. Het was merkbaar dat de zaal onder de indruk was van het feit dat bijna alle berichten publiekelijk leesbaar zijn voor het hele ziekenhuis en hoe zij binnen één groep meerdere doelgroepen (eigen medewerkers, collega’s uit het ziekenhuis) bedienen. Maar ook de wijze van ‘activatie’ was verfrissend en vernieuwend te noemen. Naast werkafspraken over het instellen van een startpagina en lid worden van de juiste groepen werd er ook een voorbeeld gegeven van een ‘pop-quiz’ tijdens een bijscholingsavond. In deze ‘pop-quiz’ werden er vragen gesteld over inhoudelijke nieuwtjes waarvan medewerkers alleen maar op de hoogte konden zijn door de groep regelmatig te lezen. Eigenlijk medewerkers spelenderwijs betrekken bij een nieuwe manier van werken.
Het presentatieblok werd afgesloten door Koen Pilon, loopbaanadviseur en recruiter bij het Carrierebureau. In een flitsende presentatie stijl nam Koen ons mee in de zoektocht die zij als afdeling hebben gedaan naar een steeds efficiëntere manier van samenwerken en kennis delen. Belangrijk om te noemen is het feit dat deze afdeling al enige tijd bezig is met de invoering van LEAN en dat het gebruik van een sociaal platform een logische stap is bij het werken volgens LEAN en/of Scrum. Hoe zij dit als groep hebben aangepakt is dat eerste mailstroom van elke medewerkers is bestudeerd. Hierbij is er een snelle schifting gemaakt tussen: zin & onzin mail, maar met het onderschrift dat alle mail van buiten de afdeling als zinnig werd bestempeld en alle interne mail als ‘onzinnig’. Door de interne mailstroom aan te pakken en te verplaatsen naar een sociaal platform hebben zij een reductie van 80% op het aantal e-mailberichten weten te realiseren en vooral een centrale plek voor alle kennis binnen de afdeling. Maar Koen stopte daar niet, hij vertelde dat door deze nieuwe manier van werken veel van de besluiten die voorheen tijdens een overleg werden genomen nu vaak al op het platform plaatsvonden. Dit werkte zo goed dat ze uiteindelijk overleggen zijn gaan schrappen en hiermee keiharde tijdwinst hebben weten te realiseren.
Het laatste onderdeel van het programma, voor de borrel ;), was een speeddate onderdeel waar de aanwezigen de gelegenheid kregen om met de sprekers in discussie te gaan, vragen te stellen en ideeën te delen met elkaar. Met vier rondes in een krappe 40 minuten leek dit toch net iets te kort voor de grote hoeveelheid vragen en kennis die uit de groep naar voren kwam. De daaropvolgende borrel werd daarom nog goed gebruikt door de aanwezigen om tussen een slok en een bitterbal nog wat met elkaar na te praten.
Zelf ervoer ik de dag als een groot succes waarbij het mij wederom duidelijk werd dat het samenbrengen van mensen in een juiste setting zo ontzettend belangrijk is voor de succesvolle doorontwikkeling van een sociaal business platform.