“Project management op een sociaal platform” presentatie bij KLM

Deze week was ik te gast bij KLM Airfrance in Amstelveen om een presentatie te geven over ‘Project management op een sociaal platform’.

KLM Airfrance heeft 18 maanden geleden het sociaal samenwerkingsplatform ‘iShare’ gelanceerd, inmiddels gebruiken wereldwijd meer dan 6.000 medewerkers het platform en begint het platform steeds meer een onderdeel uit te maken van de dagelijkse werkzaamheden. Reden voor Colin Wells, community managers van iShare, om mij uit te nodigen en iets meer te vertellen over hoe je een sociaal platform kan gebruiken bij het managen van een project.

Vaak beschikt een sociaal platform geen specifieke project management functionaliteit die je bijvoorbeeld wel terugvindt bij Microsoft Projects, maar ben ik ervan overtuigd dat je juist zo’n platform nodig hebt om een succesvol project uit te voeren.

Draait een project namelijk om processen, documenten en methodes óf draait het eigenlijk om de samenwerking tussen mensen en het werken naar een resultaat? In een kort overzicht liet ik van twee projecten zien wat de verhouding tussen ‘documenten’ en ‘conversaties’ was. Mijn boodschap luidde: “We staren ons blind op projectdocumenten, terwijl de hoeveelheid conversaties die we hebben vaak onopgemerkt blijven.”.

In het eerste voorbeeld dat ik gaf, waren er 147 belangrijke documenten binnen het project tegenover in totaal 5092 berichten. Van deze berichten waren 4763 e-mailberichten (in de inbox van één project lid). Dit is waar een sociaal platform kan faciliteren: het borgen en centraliseren van conversaties. In een volgend voorbeeld liet ik zien dat bij een ander project, dat later startte, de verhouding tussen documenten en conversaties vergelijkbaar was, maar dat daar inmiddels 25% van de conversaties al via een sociaal platform liepen.

In drie stappen

In mijn presentatie besprak ik drie stappen waarin je een sociaal platform in kan zetten bij een project.

Stap 1, gaat vooral om het zenden van informatie. Het communiceren met stakeholders, key users en de organisatie. Je kunt dit doen door informatie te bieden over: de projectachtergrond, de actuele status van het project, projectleden voorstellen en nieuwsberichten rondom het project plaatsen.

Stap 2, gaat over hoe je primaire project processen in het platform trekt. Het voeren van discussies (normaliter een e-mailboom), het delen en co-creëren van documenten en het opbouwen van een kennisbank door middel van vraag & antwoord met bijvoorbeeld key users.

Stap 3, is “taken it to the next level” en beschreef eigenlijk de stap waarin je zaken echt anders gaat aanpakken. We Quit Mail, het nieuwe vergaderen en het samenwerken met externe (partners, leveranciers en klanten) is een manier om project management op een hele andere manier in te vullen. Hierbij komt ook de introductie van Agile en LEAN principes om de hoek kijken.

Takeaways

Ik eindigde mijn presentatie met een aantal tips voor degene die zich aangesproken voelde.

• KISS, “Keep it SMART & Simple” vertaalde ik naar “Keep it Small & Simple”. Begin met een kleine eenvoudige groep waarin je bijvoorbeeld alleen stap 1 uitvoert. Voelt de projectgroep zich ‘fijn’ bij deze stap kan een volgende stap worden genomen
• Je kunt elk moment beginnen, waarom niet nu? Een veel gehoord argument van projectleiders is: “Nu zo druk, ik begin bij het volgende project wel”. Juist door klein te beginnen kun je vandaag al een verschil maken.
• “Create partners in crime”, doe het niet alleen en maak ook je projectleden verantwoordelijk. Hierdoor creëer je een omgeving waarin je elkaar scherp houdt en continue naar verbetering op zoek gaat.

Geïnteresseerd naar het iShare platform? Lees meer in het sociale interview met Colin Wells.